Verfahrensverzeichnis gemäß §4g Abs. 2 Satz 2 BDSG

1 Angaben zur verantwortlichen Stelle


1.1 Name oder Firma der verantwortlichen Stelle

oh22systems GmbH

1.2 Leiter der verantwortlichen Stelle und der Datenverarbeitung

Dominique Stotz
Christoph Stotz

1.3 Anschrift der verantwortlichen Stelle

Otto-Hahn-Straße 22
65520 Bad Camberg

2 Angaben zu den Verfahren automatisierter Verarbeitung (§4e Abs. 1 Nr. 4-8 BDSG)


2.1 Zweckbestimmung der Datenerhebung, -verarbeitung oder -nutzung

Abgeleitet aus dem Unternehmenszweck ist das Hauptziel die Abwicklung von Kundenverträgen. Hierbei kann es auch zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß § 11 BDSG kommen.

Nebenzwecke sind die Personal- und Lieferantenverwaltung, ebenso die Handelsvertreter- und Interessentenbetreuung.

2.2 Beschreibung der betroffenen Personengruppen, Daten oder Datenkategorien

Die genannten Personengruppen ergeben sich aus der oben genannten Zweckbestimmung.

Folgende Datenkategorien sind betroffen:

  • Kundenverwaltungsverfahren: z.B Ansprechpartnerdaten, Kommunikationsdaten, Vertrags-, Zahlungs- und Steuerdaten.
  • Auftragsdatenverarbeitungsverfahren (§ 11 BDSG): Beschäftigtendaten des AG (iSd §3 Abs. 11 BDSG), Lieferantendaten des AG, Ansprechpartnerdaten
  • Personalverwaltungsverfahren: z.B. Vertragsstammdaten, Abrechnungsdaten, Steuerdaten, Adressdaten
  • Lieferantenverwaltungsverfahren: z.B Vertragsstammdaten, Abrechnungsdaten, Ansprechpartnerdaten
  • Interessentenbetreuungsverfahren: z.B Adressdaten, Produktinteresse, Ansprechpartnerdaten

3 EmpfängerKategorien


3.1 interne Empfänger

Mitarbeiter und interne Stellen der OH22, die an den jeweiligen Geschäftsprozessen beteiligt sind, im wesentlichen Personalverwaltung, Rechnungswesen, Einkauf, Vertrieb, allgemeine Verwaltung und IT.

3.2 externe Empfänger

  • öffentliche Stellen (z.B. Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Aufsichtsbehörden)
  • externe stellen zur Erfüllung der unter 2.1 genannten Zwecke (z.B. Steuerberater)
  • Dienstleister (§11 BDSG)

4 Regelfristen für die Löschung der Daten


Die Löschung der Daten erfolgt nach Ablauf der jeweils vorgesehenen gesetzlichen, satzungsmäßigen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen.

Nach Abschluss der vertraglichen Arbeiten (im Rahmen von §11 BDSG), oder vorab nach Aufforderung durch den AG, werden alle in den Besitz der OH22 gelangten Daten, die in Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, dem AG unverzüglich ausgehändigt.

Verbleibende Datenträger werden gelöscht und danach zerstört. Test- und Ausschussmaterial wird vernichtet oder ebenfalls dem AG ausgehändigt. Dokumentationen die dem Nachweis der sach- und auftragsgemäßen Datenverarbeitung dienen, werden entsprechend der Aufbewahrungsfristen über das Vertragsende hinaus aufbewahrt.

5 Geplante Datenübermittlung in Drittstaaten


Eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an Drittstaaten ist nicht geplant. Sofern eine Datenübermittlung an Drittstaaten in Ausnahmefällen erforderlich sein sollte, wird diese nur nach Maßgabe der gesetzlichen Zulässigkeitsvorschriften gemäß dem Bundesdatenschutzgesetz in seiner jeweils gültigen Fassung erfolgen.

oh22systems GmbH
Die Datenschutzbeauftragte